El notario Julio César Asprón Ortíz reflexiona sobre la importancia de velar por la seguridad jurídica en la actividad notarial antes que caer en modas en un proceso de adptación del ejercicio profesional al avance tecnológico.
Existe la percepción de que la actividad del notario está distanciada de la tecnología actual; sin embargo, esto es un mito que está alejado de la realidad. Otro tema, muy distinto, es el de hasta qué punto se debe “modernizar” la actividad del notario.
Es importante tener clara cuál es la función del notariado, pues sólo así podremos tomar una postura sobre la conveniencia de ajustar esta actividad a los cambios de la “modernidad”; el notariado, como institución integrada por notarios y por diversas autoridades tiene su razón de ser en dotar de certidumbre jurídica mediante la fe pública del Estado delegada en profesionistas particulares con un alto nivel de especialización que intervienen en actos y hechos que son de gran relevancia para las personas y para la sociedad.
En este sentido, por la importancia de esta función no debemos perder de vista que la actividad notarial debe ejercerse en condiciones normativas e institucionales que garanticen su razón de ser: la certidumbre jurídica. Y en este punto conviene preguntarnos por primera vez: ¿estaríamos dispuestos a sacrificar al menos el uno por ciento de la seguridad jurídica que tenemos sobre nuestro patrimonio en aras de tener un notario más “moderno”?
La actividad del notario ha ido adaptándose a nuevas tecnologías que han servido para que sea más eficiente, sin amenazar la certidumbre jurídica. Hoy en día los notarios podemos realizar lo siguiente desde un dispositivo electrónico: inscribir los testimonios de nuestras escrituras en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, así como presentar avisos a esa institución; solicitar la autorización de denominaciones o razones sociales a la Secretaría de Economía, así como dar el aviso de uso o de liberación de la misma; inscribir poderes en el Registro Nacional de Poderes; dar aviso a la Secretaría de Relaciones Exteriores por la adopción de la cláusula de admisión de extranjeros; dar aviso al Registro Nacional de Inversiones Extranjeras; dar avisos en materia de prevención de lavado de dinero; dar avisos por el otorgamiento de un testamento; presentar declaraciones y pagar impuestos federales y locales de las operaciones que se otorgan ante nuestra fe; gestionar expedientes de operaciones con organismos de vivienda, instituciones de crédito y autoridades de regularización de la propiedad, entre otras cosas.
Todos estos avances son resultado de largos trabajos realizados conjuntamente por las autoridades y por los notarios, los cuales han implicado una adaptación no sólo de la infraestructura de las notarías sino también de la propia de las autoridades, pues, por su esencia, en la actividad notarial deben intervenir los notarios y las distintas autoridades.
Además de lo anterior, en la Ciudad de México hemos vivido una revolución tecnológica en nuestras notarías pues, entre otras cosas, desde hace más de 10 años el protocolo de cada notaría se debe digitalizar, cosa que tiene muchas ventajas en nuestra actividad, pero sus grandes beneficios se van materializando poco a poco y, probablemente, en algunas décadas se podrá ver su transcendencia.
Aún más, la adaptación a las nuevas tecnologías no terminó con esto, pues el 18 de septiembre de 2018 entró en vigor la Ley del Notariado para la Ciudad de México, y el 2 de octubre de 2018 su reglamento, que dispusieron una reforma en materia electrónica para el notariado de la Ciudad de México, misma que, por su magnitud y por los cambios que debían hacerse para poder implementarla, se dispuso que entraría en vigor a más tardar el 31 de diciembre de 2019.
Entre otros temas, esta reforma electrónica prevé que el Colegio de Notarios de la Ciudad de México debe implementar y administrar el “sistema informático” en módulos y determinar la fecha de su uso obligatorio. Este “sistema informático” y su “Red Integral Notarial” comprende cuatro nuevas herramientas: el Archivo Electrónico, el Índice Electrónico, el Índice Electrónico del Libro de Registro de Cotejos y el Apéndice Electrónico de Cotejos.
Es importante que se conozca que hoy en día existe una plataforma digital administrada por el Colegio de Notarios de la Ciudad de México con muy altos niveles de ciberseguridad, en la que se alojan los instrumentos digitalizados que constan en los protocolos de las notarías de la Ciudad de México y que en un futuro próximo nos va a permitir tener toda la información en una sola herramienta en la que podremos interactuar autoridades de los distintos niveles de gobierno y notarios; es decir, se van a concentrar todas las herramientas tecnológicas que tenemos en la actualidad en una sola, lo que dará como resultado una actividad notarial mucho más segura y eficiente, reduciendo los tiempos de todos los trámites que tengan que ver con esta materia, sin tener que sacrificar nada la certidumbre jurídica.
Hoy en día, continúa utilizándose el protocolo ordinario en papel, el sello y la firma autógrafa del notario para autorizar. El apéndice del Libro de Registro de Cotejos ya sólo existe en soporte electrónico. Como se observa, poco a poco se van dando pasos para implementar la tecnología en la actividad notarial, pero debemos ser muy cuidadosos con esto, pues no estamos hablando de cualquier innovación: se trata de la certidumbre jurídica de la sociedad y con eso no se puede experimentar. Hasta que no se tenga la plena seguridad de que el uso de una tecnología va a traer más beneficios que riesgos en esta materia no sería ético aventurarnos a hacer pruebas y jugar con el patrimonio de la gente y con la certidumbre jurídica de la sociedad.
Como sociedad debemos tener mucho cuidado: no debemos caer en el sensacionalismo de los que, aparentemente, a través de “plataformas milagro”, suprimen todos los trámites, tiempos, costos y demás elementos que implica la actividad notarial, pues como lo hemos mencionado esta actividad no es tan sencilla; requiere la interconectividad entre profesionistas con una alta especialización y con las autoridades de los distintos niveles de gobierno; es decir, no basta con un desarrollador de plataformas para alcanzar los fines de esta importante labor. En este sentido nos preguntamos: ¿hasta qué punto conviene acelerar la implementación de nuevas tecnologías si implican un riesgo a la certidumbre jurídica?
En mi opinión, el notariado debe adaptarse a las nuevas tecnologías que hagan más eficiente su actividad, pero no debemos caer en la tentación de ser innovadores tecnológicos para estar “de moda”, pues antes debemos velar por la seguridad jurídica a la que debemos nuestra razón de ser.
