Es común escuchar en la práctica jurídica que a una persona se le solicita llevar a cabo una “protocolización” ante notario. Lo curioso es que las palabras “protocolizar” o “protocolización” no siempre se utilizan en su sentido técnico y correcto. En este texto, Mischel Cohen Chicurel lo clarifica.
Empecemos por decir que el notario, en su actuar diario, puede elaborar dos tipos de instrumentos públicos: escrituras y actas. La diferencia medular entre ambos reside en que la escritura contiene un acto jurídico de cuyo otorgamiento da fe el notario y cuya redacción depende de y se encomienda al notario, mientras que en el acta se plasman hechos presenciados por el notario o que le constan. Ejemplo de una escritura es un instrumento en que se consigne un contrato de compraventa, de donación o de apertura de crédito. Ejemplo de un acta es un instrumento en que se consigne una notificación, una fe de hechos o declaraciones que realicen una o más personas.
¿Y qué es una “protocolización”?
De acuerdo con la Ley del Notariado para la Ciudad de México1 (Art. 131 f. V), una protocolización es un acta y no una escritura. Esto es suficiente para saber que, si usamos la palabra “protocolizar” —en su sentido técnico—, nunca debe estar referida a una escritura. Es decir: no hay “escrituras de protocolización”, sino “actas de protocolización”.
¿Y qué es un acta de protocolización?
El maestro Jorge Ríos Hellig2 explica que: “El término protocolización consiste en la acción y efecto de otorgar en el protocolo, esto es, constatar en él la existencia de un documento específico que se transcribe o se agrega al apéndice, que por la ley forma parte integral del mismo y su fecha de depósito ante el notario.” Todos los notarios ejercen su función en un protocolo determinado –es decir, en un conjunto de folios o libros previamente autorizados– y al protocolizar un documento, el notario lo incorpora a su protocolo.
Por ejemplo, si el albacea de una sucesión exhibe a un notario el inventario del acervo hereditario y le pide que lo “protocolice”, el notario habrá de elaborar un acta en la que dé cuenta de lo sucedido; es decir: que una persona -que le ha acreditado ser albacea en un procedimiento sucesorio- le exhibió un documento y que, en éste, según declaración de aquél, se contiene el inventario de la masa hereditaria. Para “protocolizar” el inventario – lo que equivale a que se incluya o se haga parte del protocolo -, la LNCDMX establece que el notario puede recurrir a cualquiera de las siguientes opciones:
“Artículo 139. Para la protocolización de un documento, el Notario lo insertará en la parte relativa del acta que al efecto se asiente mediante su transcripción o la reproducción de su imagen en la forma prevenida por el Artículo 86, o lo agregará al apéndice en el legajo marcado con el número de acta y bajo la letra o número que le corresponda.”
La norma transcrita ofrece tres alternativas para que un documento se tenga por protocolizado: (i) que el notario lo transcriba en un acta, (ii) que el notario reproduzca su imagen en un acta, o (iii) que el notario agregue el documento al apéndice del acta que al efecto elabore.
De lo expuesto resulta claro – en opinión de quien escribe – por qué la protocolización es un acta y no una escritura. Recordemos que, en las actas, el notario consigna hechos presenciados por él o que le constan y, en el caso de la protocolización, el notario da fe del hecho de que un documento le fue presentado por una persona y de que, a solicitud de ésta, lo incorpora a su protocolo ya sea por transcripción, por reproducción de su imagen o mediante su adición al apéndice. Por el contrario, en una escritura el notario redacta lo concerniente a un acto jurídico que se otorga o se celebra ante él.
¿Y para qué sirve protocolizar?
La protocolización notarial de un documento puede cumplir diversas funciones, de entre las cuales destacan:
1. Probar que un documento existía en un tiempo y lugar determinados, con lo cual se le confiere fecha cierta.
2. Dotar al documento protocolizado de matricidad, lo que permite que pueda ser reproducido fidedignamente en el futuro.
3. La protocolización también puede considerarse, en mi opinión, un “filtro de licitud”, ya que la LNCDMX prohíbe al notario protocolizar documentos cuyo contenido sea contrario a las leyes del orden público o a las buenas costumbres (Art. 140). En otras palabras: si un documento ha sido protocolizado, es porque un notario lo ha examinado y ha concluido que su contenido es lícito.
4. La protocolización constituye también un mecanismo de “formalización” de actos jurídicos previamente otorgados o celebrados, como ocurre, por ejemplo, con los poderes otorgados en reuniones de órganos de personas morales. La protocolización del acta de la reunión en la que se otorgaron los poderes es suficiente, de acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles (Art. 10) y con la LNCDMX (Art. 141), para que éstos revistan la forma ordenada por la Ley, sin necesidad de escritura pública alguna.
Ahora que conocemos el significado técnico de las palabras protocolizar o protocolización, sabemos por qué es incorrecto decir, por ejemplo, que la compraventa de un inmueble se protocolizó ante x o y notario. Esta compraventa no se protocolizó ante el citado notario, sino que se celebró ante él, en una escritura pública cuyas declaraciones y cláusulas fueron redactadas por él. No hay un documento independiente que se exhiba al notario para que lo incorpore a su protocolo, sino que el contrato – desde un inicio – “nace” en el protocolo al haberse plasmado en él.
Por el contrario, si dos personas celebran un contrato de compraventa de un automóvil, en un documento privado redactado por ellos, sí pueden presentarlo –si lo desean– a un notario para que lo “protocolice” –es decir, para que el notario lo agregue a su protocolo, del cual antes no formaba parte- obteniendo con ello las ventajas anteriormente enunciadas.
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