Rafael Azuela Nieto analiza las facilidades que las reformas que se hicieron a la Ley General de Sociedades Mercantiles y al Código Civil para el Distrito Federal, dan a los integrantes de las personas morales civiles y mercantiles para la celebración de asambleas aunque no estén presentes.
Las recientes reformas a la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) (20 de octubre de 2023), y las publicadas el 4 de agosto de 2021 en el Código Civil para el Distrito Federal (CCDF), facilitan a los miembros de las personas morales —sean socios o accionistas— la celebración de asambleas sin que sea necesario que los asistentes estén físicamente en el mismo lugar.
Asimismo, en materia mercantil existen disposiciones relativas a la celebración de juntas o reuniones de los órganos de administración.
Los requisitos para la celebración de las citadas reuniones, tratándose de sociedades y asociaciones de naturaleza civil, son diversos a los previstos para sociedades comerciales, como se expone a continuación:
a). Asociación y sociedad civil. Los artículos 2675 (AC) y 2713 (SC) del CCDF establecen que las asambleas pueden llevarse a cabo por medios remotos, siempre que se cumplan los requisitos que se indican a continuación:
i. El medio remoto debe, forzosamente, ser videoconferencia, y esta tecnología debe permitir la interacción entre los participantes, es decir, una comunicación en tiempo real.
ii. La convocatoria para la reunión debe indicar el medio electrónico —en este caso, aplicación o programa en el que se transmitirá la videoconferencia—, la dirección electrónica en que se alojará, número de reunión y contraseña, en su caso.
iii. La reunión debe ser grabada y el medio en el que se almacene deberá ser conservado por el órgano de administración. Adicionalmente, debe agregarse al acta un dispositivo de almacenamiento en el que se contenga una copia de la grabación antedicha.
iv. El acta podrá ser levantada por escrito o en documento electrónico y, dependiendo su forma, se firmará autógrafamente, o bien con firma electrónica avanzada (FEA).
v. Existe la posibilidad de adoptar resoluciones fuera de asamblea por unanimidad de asociados o socios, siempre que se consignen por escrito o en documento electrónico y se firmen, según el caso, autógrafa o electrónicamente, igualmente con FEA.
En resumen, siempre resultará conveniente que los estatutos sociales regulen la celebración de asambleas por medios remotos; no obstante, ante la omisión estatutaria pueden tener lugar por estos medios, siempre que se cumplan los requisitos de ley.
Igualmente, la adopción de resoluciones unánimes fuera de asamblea no requiere reforma estatutaria.
Por otro lado, es importante hacer notar que para estos efectos sólo es aceptable la FEA y no las firmas electrónicas simples.
Que una firma electrónica se considere avanzada o fiable, atendiendo a la regulación de la materia contenida en el Código de Comercio, significa que los datos de creación de la firma (esto es, datos, claves, códigos privados, generados secretamente por el firmante, y que utiliza para crear la firma electrónica y lograr el vínculo entre ésta y aquél) corresponden exclusivamente al firmante; estaban bajo su exclusivo control al momento de la firma y permiten detectar cualquier alteración de la firma electrónica que se verifique después del momento en que se utilizó, así como cualquier alteración que sufra el mensaje de datos que fue firmado electrónicamente con posterioridad a la firma.
Finalmente, aunque no existe previsión para que los órganos de administración tomen resoluciones por videoconferencia o mediante la utilización de otras tecnologías, ni para que éstos acuerden fuera de sesión, considero que podrían adoptarse ,en uno y otro caso, siempre que exista regulación estatutaria que lo haga posible, cumpliendo al menos con los requisitos antes listados, por ser las condiciones mínimas que el legislador consideró adecuadas.
b). Sociedades mercantiles. La fracción xiv del artículo 6° de la LGSM dispone que los estatutos sociales deberán prever la reglas para la celebración de asamblea y reuniones del órgano de administración. Los socios o accionistas podrán celebrar las citadas reuniones por medios ópticos, electrónico u otras tecnologías, siempre que se cumpla lo siguiente:
i. Que exista previsión estatutaria.
ii. Que la participación de los asistentes sea simultánea y puedan interactuar en la deliberación, de forma funcionalmente equivalente a las presenciales.
iii. Que, al igual que en las reuniones presenciales, se adopten medidas para permitir el acceso a los participantes, acreditar su identidad y el sentido del voto de cada uno de ellos, y generar evidencia de lo anterior.
En la regulación específica de las sociedades de responsabilidad limitada y en las anónimas existen disposiciones que confirman lo ya previsto en el artículo 6° relativo a la posibilidad de celebrar asambleas y sesiones del órgano de administración por medios remotos, siempre que los estatutos sociales lo dispongan. En este sentido los artículos 80 y 179 establecen, entre otras cosas, que el solo uso de medios ópticos, electrónicos u otras tecnologías, en una asamblea ,no implicará que la misma se esté celebrando fuera del domicilio social.
También existe previsión legal, en los dos tipos sociales antes citados, para la celebración de asambleas fuera del domicilio social, siempre que se cumpla con lo siguiente:
i. Que así se haya acordado por la totalidad de los socios o accionistas.
ii. Que existan medios ópticos, electrónicos u otras tecnologías que permitan la participación de las personas con derecho a hacerlo.
iii. Que el acta que se levante con motivo de la reunión indique el domicilio en el que se llevó a cabo.
Como puede observarse, las leyes locales y federales reconocen y regulan cada vez con más frecuencia el uso de las innovaciones tecnológicas que están a nuestra disposición, y a pesar de que muchas de ellas suplen la voluntad de los particulares a falta de convenio expreso entre contratantes, socios o asociados en el tema que nos ocupa, la inclusión de reglas estatutarias siempre contribuye a dar mayor claridad al marco normativo aplicable y a que las opciones legales se traduzcan en la satisfacción de necesidades para casos específicos.
